Digitale Unterschrift

Wenn es darum geht, Unterschriften einzuholen, stockt in vielen Unternehmen die Digitalisierung:

• Angebote und Verträge werden per E-Mail versendet
• Irgendwo im Homeoffice druckt sie der Empfänger aus und unterschreibt sie
• Im besten Fall werden die unterschriebenen Dokumente jetzt gescannt
• Sie werden per E-Mail an den nächsten Empfänger weitergeleitet oder zurückgesendet
• Dort werden die Dokumente erneut ausgedruckt, unterschrieben und gescannt
• Das unterschriebene Dokument wird archiviert
• Ein Exemplar wird erneut zum Vertragspartner gesendet

In einigen Fällen werden Teilschritte klassisch per Post erledigt, vereinzelt soll es auch noch Fax-Geräte geben.

Wir haben für unsere Kunden eine Alternative auf Basis von DocuSign entwickelt:

• Der CRM-Anwender wählt mittels Buttons im CRM die gewünschte Funktion aus
• Das Angebotstemplate (oder der NDA, der Servicevertrag...) im DocuSign wird aus dem CRM befüllt und die entsprechenden Unterschriftsfelder angelegt
• Der / die Empfänger erhält/erhalten eine E-Mail mit der Information, dass das Dokument zur Unterschrift verfügbar ist
• Empfänger können das Dokument auf einem beliebigen Endgerät öffnen und unterzeichnen
• Sie erhalten eine E-Mail mit dem finalen Dokument, sobald dieses vom Vertragspartner ebenfalls unterzeichnet ist
• Das Dokument wird im CRM (oder einem dahinter liegenden DMS) abgelegt

Drucken, Scannen, Postweg, das alles entfällt und die wichtigen Vertragsdokumente sind in bester Qualität und sicher abgelegt. Der Status über den Prozess ist jederzeit transparent im CRM verfolgbar und kann zum Beispiel für Nachfassaktionen genutzt werden.

Prozessgeschwindigkeit und Zufriedenheit der Vertragspartner steigen.