Kundenkommunikationsmanagement

Das Kommunikationsverhalten und der Medienmix in zahlreichen Kundenbeziehungen haben sich in den letzten Jahren grundlegend gewandelt. Dennoch besteht heute mehr denn je die Notwendigkeit, Dokumente mit bedeutenden und teils sensiblen Inhalten zu erstellen und an Kunden zu übermitteln – und dies mit höchster Qualität, konform mit den Compliance-Richtlinien, interaktiv und präzise individualisiert.

Die Zustellung erfolgt über vielfältige Kanäle: In Banken und Versicherungen beispielsweise über eine Postbox, bei Telekommunikationsunternehmen per E-Mail oder in anderen Unternehmen traditionell auf dem Postweg. Die Erstellung, Freigabe-Workflows, das Management und vieles mehr werden in Customer Communication Management Systemen wie Doxee abgebildet – oft als Ergänzung zu bestehenden CRM-Systemen wie Aurea, Microsoft 365 oder SAP Sales und Service Cloud.

Unsere Partnerschaft mit Doxee

Doxee ist ein führendes multinationales High-Tech-Unternehmen mit Hauptsitz in Modena, Italien. Seit der Übernahme der österreichischen Firma Infinica durch Doxee arbeiten wir eng mit Doxee zusammen und haben hierfür überwiegend Ansprechpartner in Wien.

Doxee entwickelt Standardsoftware in den Bereichen Customer Communications Management (CCM) und Digital Customer Experience (DCX). In Zusammenarbeit mit Partnern wie ajco bietet Doxee intelligente Lösungen für automatisierte, personalisierte Dokumentenerstellung und interaktive elektronische Formulare und Dokumente. Doxees Kernkompetenzen liegen in der Dokumentenerstellung und -verteilung durch regelbasierte Dokumentvorlagen unter Verwendung von Textbausteinen und regelbasierten Prozessen. Die Doxee Product Suite lässt sich nahtlos an alle bestehenden Geschäftsapplikationen anbinden.

Für Kunden entstehen Softwarelösungen zur automatisierten Erstellung von Dokumenten in hoher Anzahl sowie für personalisierte Dokumente in der individuellen Kundenkommunikation, einschließlich interaktiver elektronischer Formulare und Dokumente. Doxee trägt dazu bei, die Qualität der Kundenkommunikation durch innovative, modulare Software-Lösungen zu steigern.

Vorteile eines Customer Communication Management Systems auf einen Blick

  • Vollständige Übersicht über die Kundenkommunikation – inklusive einer individuellen Sicht auf alle versandten Briefe
  • Einheitliche Kundenkommunikation – alle Nutzer greifen auf die gleichen standardisierten Vorlagen und Textbausteine zu
  • Hohe Qualität und Reduktion der Fehleranfälligkeit – durch die nahtlose Integration zwischen CRM und Doxee
  • Rechte- und rollenbasierte interaktive Dokumentenbearbeitung – MitarbeiterInnen können nur für sie freigegebene Inhalte bearbeiten
  • Effizienz im Dokumenten- und Vorlagendesign – die Anzahl der Briefvorlagen kann durch den modularen Aufbau, variable Textbausteine und die Nutzung von Designtemplates um ca. 50 Prozent reduziert werden
  • Automatisiertes Vier-Augen-Prinzip – bei der Beantwortung komplexer Anfragen, deren Status jederzeit abgefragt werden kann
  • Gewährleistung der Einhaltung von Compliance-Richtlinien – durch die Transparenz und Nachvollziehbarkeit des gesamten Dokumentenerstellungsprozesses, von der Erstellung über die Freigabe bis zur Archivierung

Beratung und Umsetzung aus einer Hand

Kundenkommunikation (Customer Communication Management oder abgekürzt CCM) ist für uns ein Kernfeld des CRMs. Entsprechend haben unsere Consultants Ergänzungen zu bestehenden CRM-Systemen wie Aurea, Salesforce, MS 365 oder SAP Sales und Service Cloud gesucht, die das komplexere Management von Dokumenten, Formularen sowie Prozesse zur Erstellung und Freigabe dieser Vorlagen in Ergänzung zu CRM-Systemen abbildet. Mit Doxee haben wir eine passende Technologieplattform gefunden.

Wir konzipieren mit Ihnen digitale Prozesse zur Dokumentenerstellung und setzen diese mit unserer Partnerlösung von Doxee um. Dazu nutzen wir vorhandene Daten aus bestehenden Systemen und kommunizieren über die von Ihren Kunden bevorzugten Kanäle. 

Referenzbeispiel

Lesen Sie jetzt, wie unser Kunde WealthCap die CCRM Lösung von Doxee eingeführt hat:

Unser Anspruch ist das Erreichen Ihrer Projektziele. Deshalb begleiten wir Sie auf Wunsch von der Konzeption bis zur fertigen Umsetzung.

    Leistungen der ajco rund um Customer Communication Management

    ajco Prozessberatung

    Beratung zu CCM

    • Fachliche Beratung 
    • Projektmanagement
    • Aufnahme des Status Quo 
    • Prozessoptimierung und Definition Soll-Zustand, Prozessdesign
    • Schulung der Mitarbeiter
    ajco IT solutions

    Implementierung

    • Customizing
    • Integration mit CRM-Systemen oder anderen Systemen
    • Aufarbeitung und Aktualisierung der Geschäftsdokumente
    • Umsetzung von Briefvorlagen in Doxee
    • Schulung der Mitarbeiter
    ajco Service

    Doxee Support

    • Support und Wartung
    • Weiterentwicklung
    • Schulung der Mitarbeiter

    Anbindung von Doxee an Aurea CRM

    ajco hat eine Schnittstelle für die Anbindung von Doxee an Aurea CRM geschaffen - selbstverständlich ist auch die Anbindung an andere Systeme möglich. Darüber hinaus unterstützen wir Sie bei den Themen Prozessdesign sowie der Aufarbeitung und Aktualisierung Ihrer Geschäftsdokumente für den Einsatz mit Doxee.

    Vollständige Integration der Dokumentenerstellung

    Der Anwender startet die Kundenkommunikation im CRM-System. Dort wählt er den Kunden und die Schriftstück-Vorlage für den jeweiligen Anwendungsfall aus. Per Mausklick wird die Erstellung des Dokuments über einen Doxee-Prozess angestoßen und die relevanten Daten aus dem CRM über eine generische Schnittstelle an Doxee übergeben.

    Per Mausklick wird die Erstellung des Dokuments über einen Infinica-Prozess angestoßen und die relevanten Daten aus dem CRM über eine generische Schnittstelle an Infinica übergeben.

    Doxee Workplace - einfache Dokumentenbearbeitung

    Die ausgewählte Vorlage wird mit den CRM-Daten befüllt und das gewünschte Schriftstück erstellt. Der Benutzer kann das Schreiben im Doxee Workplace, der HTML5-Oberfläche zur interaktiven Bearbeitung von Schriftstücken, entsprechend seiner Rolle und Berechtigung anpassen und prüfen sowie personalisierte Formulare aus einer Vorlagensammlung oder PDF-Dokumente anhängen.

    Die ausgewählte Infinica Vorlage wird mit den CRM-Daten befüllt und das gewünschte Schriftstück erstellt

    Multikanallösung - Dokumenten-Output und Archivierung

    Über welchen Ausgabekanal die Kommunikation mit dem Kunden stattfindet (Brief, E-Mail, Postbox etc.) kann flexibel entschieden werden. Eine Schnittstelle aus Doxee zum Exchange Server ermöglicht den direkten Versand der E-Mails.

    Alle versendeten Dokumente werden über das CRM der Kundenakte hinzugefügt und archiviert. Damit ist sichergestellt, dass im CRM immer die komplette Historie der Kundenkommunikation abgebildet ist.

    Unsere Consultants beraten Sie gerne rund um die Digitalisierung ihrer Dokumenten-Outputmanagement-Prozesse oder die Integration einer Doxee-Lösung in Ihre Systemlandschaft.

    Ihr Ansprechpartner

    Gabor Horvath

    Associate Partner, Bereichsleiter Aurea CRM und Doxee / CRM und CXM