Das Kommunikationsverhalten und der Medienmix in vielen Kundenbeziehung hat sich in den letzten Jahren grundlegend geändert. Und doch müssen heute mehr als je zuvor Dokumente mit wichtigen und teils sensiblen Inhalten erstellt und dem Kunden zugestellt werden - mit hoher Qualität, compliance-konform, interaktiv und korrekt individualisiert. 

Die Zustellung erfolgtüber die unterschiedlichsten Kanäle: bei Banken und Versicherungen z.B. über eine Postbox, beim Telekommunikationsunternehmen per E-Mail oder in anderen Unternehmen traditionell auf dem Postweg. Die Erstellung, Freigabe-Workflows, das Management und vieles mehr wird in Customer Communication Management Systemen wie Infinica abgebildet - oftmals in Ergänzung zu bestehenden CRM Systemen z.B. von Aurea, Microsoft 365 oder C/4HANA.


Vorteile eines Customer Communication Management Systems auf einen Blick

  • Vollständigen Übersicht über die Kundenkommunikation – inklusive einer individuellen Sicht auf alle versandten Briefe
  • Einheitlichen Kundenkommunikation – alle Nutzer greifen auf die gleichen standardisierten Vorlagen und Textbausteine zu
  • Hohe Qualität und Reduktion der Fehleranfälligkeit – durch die nahtlose Integration zwischen CRM und Infinica,
  • Rechte- und rollenbasierte interaktiven Dokumentbearbeitung – MitarbeiterInnen können nur für sie freigegebene Inhalte bearbeiten
  • Effizienz im Dokumenten- und Vorlagendesign – die Anzahl der Briefvorlagen kann durch den modularen Aufbau, variable Textbausteine und die Nutzung von Designtemplates um ca. 50 Prozent reduziert werden
  • Automatisiertes Vier-Augen-Prinzip bei der Beantwortung komplexer Anfragen, deren Status jederzeit abgefragt werden kann
  • Gewährleistung der Einhaltung von Compliance-Richtlinien – durch die Transparenz und Nachvollziehbarkeit des gesamten Dokumenterstellungsprozesses, von der Erstellung über die Freigabe bis zur Archivierung

Beratung und Umsetzung aus einer Hand

Kundenkommunikation (Customer Communication Management oder abgekürzt CCM) ist für uns ein Kernfeld des CRMs. Entsprechend haben unsere Consultants Ergänzungen zu bestehenden CRM Systemen wie Aurea, Salesforce, MS 365 oder C/4HANA gesucht, die das komplexere Management von Dokumenten, Formularen sowie Prozesse zur Erstellung und Freigabe dieser Vorlagen in Ergänzung zu CRM-Systemen abbildet. Mit Infinica haben wir eine passende Technologieplattform gefunden.

Wir konzipieren mit Ihnen digitale Prozesse zur Dokumentenerstellung und setzen diese mit unserer Partnerlösung von Infinica um. Dazu nutzen wir vorhandene Daten aus bestehenden Systemen und kommunizieren über die von Ihren Kunden bevorzugten Kanäle. 

Unser Anspruch ist das Erreichen Ihrer Projektziele. Deshalb begleiten wir Sie auf Wunsch von der Konzeption bis zur fertigen Umsetzung.

    Kundenbeispiel CCM Lösung mit Infinica

    „Die vollständige Integration von Infinica in unser CRM-System rundet die Digitalisierung unserer Kundenprozesse ab und stellt gleichzeitig die übergreifend homogene Nutzung von Vorlagen und Textbausteinen in der Außenkommunikation sicher. Wir haben dadurch nicht nur eine höhere Effizienz, sondern auch mehr Qualität in der individuellen Kommunikation mit unseren Kunden erreicht.“

    Mahmoud Hawari,
    First Vice President, Head of Operations & Business Services

    Leistungen der ajco rund um Customer Communication Management

    Beratung zu CCM
    Customer Experience Management
    • Fachliche Beratung 
    • Projektmanagement
    • Aufnahme des Status Quo 
    • Prozessotimierung und Definition Soll-Zustand, Prozessdesign
    • Schulung der Mitarbeiter
    Implementierung Infinica
    ajco IT solutions
    • Customizing
    • Integration mit CRM Systemen oder anderen Systemen
    • Aufarbeitung und Aktualisierung der Geschäftsdokumente
    • Umsetzung von Briefvorlagen in Infinica
    • Schulung der Mitarbeiter
    Betrieb Infinica
    ajco Support und Service
    • Support und Wartung
    • Schulung der Mitarbeiter

    Beispiel: Anbindung von Infinica an Aurea CRM

    ajco hat eine Schnittstelle für die Anbindung von Infinica an Aurea CRM geschaffen - selbstverständlich ist auch die Anbindung an andere Systeme möglich. Darüber hinaus unterstützen wir Sie bei den Themen Prozessdesign sowie der Aufarbeitung und Aktualisierung Ihrer Geschäftsdokumente für den Einsatz mit Infinica.

    Vollständige Integration der Dokumentenerstellung

    Der Anwender startet die Kundenkommunikation im CRM-System. Dort wählt er den Kunden und die Schriftstück-Vorlage für den jeweiligen Anwendungsfall aus. Per Mausklick wird die Erstellung des Dokuments über einen Infinica-Prozess angestoßen und die relevanten Daten aus dem CRM über eine generische Schnittstelle an Infinica übergeben.

    Infinica Workplace - einfache Dokumentenbearbeitung

    Die ausgewählte Vorlage wird mit den CRM-Daten befüllt und das gewünschte Schriftstück erstellt. Der Benutzer kann das Schreiben im Infinica Workplace, der HTML5-Oberfläche zur interaktiven Bearbeitung von Schriftstücken, entsprechend seiner Rolle und Berechtigung anpassen und prüfen sowie personalisierte Formulare aus einer Vorlagensammlung oder PDF-Dokumente anhängen.

    Multikanallösung - Dokumenten-Output und Archivierung

    Über welchen Ausgabekanal die Kommunikation mit dem Kunden stattfindet (Brief, E-Mail, Postbox etc.) kann flexibel entschieden werden. Eine Schnittstelle aus Infinica zum Exchange Server ermöglicht den direkten Versand der E-Mails.

    Alle versendeten Dokumente werden über das CRM der Kundenakte hinzugefügt und archiviert. Damit ist sichergestellt, dass im CRM immer die komplette Historie der Kundenkommunikation abgebildet ist.

    Unsere Consultants beraten Sie gerne rund um die Digitalisierung ihrer Dokumente-Outputmanagent-Prozesse oder die Integration einer Infinica-Lösung in Ihre Systemlandschaft.

    Ihr Ansprechpartner

    Gabor Horvath
    Associate Partner

    +49 177 7975068