Jedes Unternehmen ist anders – Kultur, Geschäftsmodell, Vertriebswege, Servicebedarf, Produkte und Dienstleistungen unterscheiden sich. Deshalb ist auch kein CRM Projekt wie das andere. Und doch hat sich über viele Jahre bei der ajco eine Projektmethodik herausgebildet, die bereits zum Erfolgt einer Vielzahl an CRM Projekten beigetragen hat. 

Mit der ajco Projektmethodik zum CRM-Projekterfolg

CRM Projekte eigenen sich für agile Vorgehensmodelle - unsere Porjektleiter und Mitarbeiter sind entsprechend Scrum und PRINCE2 zertifiziert. Bei unseren CRM Projekten gehen wir agil vor - ohne dogmatisch Lehrbüchern zu folgen. Die folgende Vorgehensweise hat sich in einer Vielzahl an CRM Projekten bewährt, lässt sich aber einfach an Ihre Anforderungen anpassen:

1. Bestimmung der Projektziele mit den Stakeholdern 

(zum Beispiel Geschäftsführung, Abteilungsleiter etc.)

2. Workshop Zielbild 

  • Verständnis des Geschäftsmodells sowie der Vertriebs- und Servicestrukturen sowie Marketinganforderungen
  • Gemeinsames Verständnis über CRM relevante Mitarbeiter, Kunden, Daten und Prozesse
  • Verständnis der Systeminfrastruktur und Datenströme
  • Priorisierung der Anforderungen an das System und Entwicklung einer groben Release- und Projektplanung
  • Bestimmung Lieferumfang des Piloten

3. Projektorganisation 

  • Verantwortlichkeiten und Funktionen

4. Information und Motivation der Mitarbeiter 

Wir setzen mit unserem gemeinsamen Projekt auf Ihren Vorarbeiten auf. Je nachdem, ob bereits ein Fachkonzept besteht oder die Konzeption gemeinsam erarbeitet werden muss, wird die Setup Phase etwas kürzer oder länger verlaufen.

1. Fachlicher Anforderungsworkshop

  • Definition der Nutzergruppen mit Rollen und Rechten
  • Definition der fachlichen Anforderungen aus Nutzersicht (Kunden, Daten, Kernfunktionen, Prozesse, Masken, Reports usw.)
  • Fachliche Definition der zu migrierende Datenbestände / Erstbefüllung

2. Technischer Anforderungsworkshop

  • Definition Anforderungen für die Installation des CRMs ggfs. über mehre Instanzen (Entwicklung, Test, Produktion)
  • Definition Datenmodell, Schnittstellen und Datenströme
  • Entwicklung eines Migrationskonzeptes
  • Entwicklung eines gemeinsamen Umsetzungsplans

3. Datenqualitätsanalyse und -bereinigung 

4. Implementierung

  • Vorbereitung Systemumgebung
  • Gemeinsame Installation des Systems
  • Anpassung des Systems in enge Abstimmung mit den Anwendern
  • Integration (Erstellung der Schnittstellen)
  • Technische Tests
  • Anwendertests 
  • Freigabe der Implementierung 
  • Dokumentation

5. Schulungen

  • Administratoren Schulung
  • Key User Schulung

6. Roll Out

7. Optimierung

  • Unterstützung der Anwender in den ersten Wochen und schnelle Verbesserungen, bei im operativen Alltag notwendig werdenden neuen Anforderungen 

Die weitere Einführung des CRMs im Unternehmen erfolgt in Phasen, die von der Methodik analog des Piloten ablaufen. Die Phasen beinhalten abgestimmte Arbeitspakete, z.B.

  • Erweiterung der Funktion
  • Hinzunahme neuer Anwendergruppen
  • Hinzunahme neuer Mandanten
  • RollOut in neue Vertriebsgebiete/Länder
  • Anbindung weitere Systeme 
  • ...

Nach dem Projekt stellt ajco den dauerhaften Support für das System sicher

  • Überprüfen, ob Projektziele erreicht wurden
  • Einspielen neuer Releases
  • Unterstützung bei Änderungen, Anwenderfragen usw.
  • Laufende Optimierung

Beispielhafte Projektorganisation

Die Größe Ihrer Projektorganisation ist abhängig vom Umfang Ihres Projektes und der einzubindenden Mitarbeiter. Das folgende Bild ist als Vorschlag und Beispiel anzusehen.
 

Lenkungskreis

Für den Lenkungskreis steht neben der ajco Projektleitung ein Mitglied der ajco Geschäftsführung zur Verfügung. Auf Kundenseite sollten die wichtigsten Stakeholder eingebunden werden. Der Lenkungskreis wird in einem regelmäßigen Turnus, in der Regel alle vier Wochen, über den Projektverlauf informiert und trifft bei Bedarf notwendige Entscheidungen, die durch die Projektleitung ausgeführt werden.

Projektleitung

Die Projektleitung wird durch Ihren Projektleiter und den CRM Projektleiter der ajco gestellt. Gemeinsam koordinieren Sie das CRM-Projektteam, das aus ihren und ajco Mitarbeitern besteht, ggfs auch weiteren Dienstleistern, und informieren den Lenkungskreis. Bei größeren Projekten empfiehlt sich eine Unterstützung durch ein Projektbüro oder eine Projektassistenz.

Projektmarketing

CRM Projekte bedingen Veränderungen, die häufig unterschiedliche Mitarbeitergruppen betreffen. Motivation und Involvement sind für die Akzeptanz und den Projekterfolg wichtig. Deshalb sollten von Anfang an Mitarbeiter eingebunden und kontinuierlich informiert werden – zum Beispiel durch die Geschäftsführung. 

Unsere Projektwerkzeuge für eine gute Zusammenarbeit

Ob im Projekt oder später im Support – mit Jira kommunizieren wir strukturiert und transparent miteinander. Zu jedem Zeitpunkt sind in Echtzeit Aufgaben und Bugs mit ihrem aktuellen Status erkennbar und können zügig und priorisiert abgearbeitet werden. Wird darüber hinaus eine Dateiablage benötigt, richten wir auf unserem Sharepoint eine gemeinsame Gruppe ein.
 


Transparenz auf dem Weg zum Projekterfolg – ajco Projektcontrolling

An CRM Projekten sind häufig eine Reihe von Personen und Dienstleistern beteiligt und müssen koordiniert sein. Dafür erstellen und stimmen wir einen detaillierten Zeitplan für die jeweilige Projektphase. 

Die Projektleitung erstellt regelmäßig einen Statusbericht, der die Kriterien Qualität, Zeit und Kosten berücksichtigt. Der Statusbericht ist auch die Grundlage für den Lenkungskreis, über den Projektverlauf informiert zu werden und notwendige Entscheidungen zu treffen.

Projektleitung und Lenkungskreis können Projektrisiken frühzeitig erkennen und gemeinsam Gegenmaßnahmen ergreifen.


Ihr Ansprechpartner

Gabor Horvath
Associate Partner

+49 177 7975068